۹ اقدام یک راهنمای تور قبل از سفر

همیشه برنامه ریزی قبل از سفر برای ما اهمیت بسیار بالایی دارد. چرا که سفر کردن یعنی رفتن از یک مکان امن به یک مکان معمولاً ناشناخته که اگر جوانب کار را به خوبی نسنجیده باشیم، امکان بروز مشکلات را بالا می برد. در کنار اینها، وقتی قصد از سفر، تفریح کردن و لذت بردن باشد، باید همه جوانب ممکن برای تفریح و لذت را هم سنجیده و امکان آن را فراهم کنیم. حالا این برای سفر شخصی خودمان است. اگر راهنمای تور یا لیدر تور هم باشیم و قرار باشد که تعداد زیادی مسافر و گردشگر را با خود همراه کنیم، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا خواهد کرد. بنابراین قصد داریم اقداماتی را که یک لیدر یا راهنمای تور گردشگری می بایست قبل از سفر انجام دهد را توضیح دهیم.

۱٫ مرور برنامه سفر

جزئیات و مسائل سفر در کاغذی تحت عنوان برنامه سفر در دست مسافران و راهنما توسط آژانس یا دفتر گردشگری قرار داده می شود، این برنامه شامل محل اقامت، نام هتل، مدت زمان اقامت در هر شهر و برنامه روزانه می شود که مسافر هنگام ثبت نام آن را مشاهده نموده و طبق آن برنامه بازدیدهایش مشخص شده است و هنگام دریافت مدارک سفر آن را با آخرین تغییرات دریافت می کند.
راهنمای تور در این مرحله پیش از سفر برنامه را از دفتر مربوطه دریافت کرده و مطالعه می نماید و حتی می تواند قبل از نهایی شدن آن نظرات خود را در خصوص جابجا نمودن برنامه ها به دفتر مربوطه اعلام و بهترین برنامه را برای مسافرین تدوین نماید.

۲٫ قابلیت اجرایی و عملیاتی بودن سفر

مرور برنامه سفر و ارائه پیشنهادات و تغییرات لازم از طرف راهنما می تواند به اجرایی بودن بهتر برنامه های تور کمک نماید چرا که راهنمایان بارها این مسیرها را طی کرده و با اندکی تغییر می توانند از فرصت پیش رو استفاده بهتری نمایند.

۳٫ شناسایی افرادی از گروه که دارای نیازهای خاص هستند

بعضی از مسافرین مخصوصاً سالمندان و یا افرادی که دارای فرزند خردسال هستند باید در تور مورد توجه ویژه راهنما و لیدر باشند مخصوصاً در توزیع اتاق ها و در نظر گرفتن مسائل و مشکلاتی که ممکن است آن ها پیش رو داشته باشند یا آگاهی از افراد بیماری که مجبورند داروی خاصی مصرف نمایند و رژیم غذایی ویژه ای دارند به پیشبرد روان تر اوضاع کمک می کند.

۴٫ کنترل وسیله نقلیه سفر

وسیله نقلیه چه به عنوان وسیله اصلی سفر برای یک مقصد باشد چه در گشت های شهری و بین شهری استفاده گردد، باید از طرف راهنما قبل از سفر کنترل شود، مهمترین عناصری که مورد توجه قرار می گیرد شامل بازدید سیستم صوتی، تمیزی صندلی ها، ظاهر فیزیکی وسیله نقلیه، مدارک لازم راننده از قبیل صورتحساب ها، بیمه شخص ثالث و غیره باشد. در مورد تورهای خروجی و ورودی، فرودگاه و ترمینال خروجی و یا ورودی و محل چک گذرنامه باید کنترل گردد.

۵٫ جای وسیله نقلیه و شماره تماس راننده در صورت سفر زمینی

محل ایستادن وسیله نقلیه با آرم و نشان تور در قسمت جلویی آن باید معین گردد تا در سفرهایی که چندین وسیله نقلیه در اماکن گردشگر پذیر وجود دارد شناسایی آن برای مسافران راحت باشد. برای هماهنگی بیشتر، راهنما و راننده باید ارتباط تلفنی مستمری با یکدیگر داشته باشند.

۶٫ لباس های استاندارد

اگر چنانچه دفتر خدمات مسافرتی از لباس های خاصی جهت لیدرها و رانندگان استفاده می کند، این موضوع باید مدنظر قرار گیرد. داشتن لباس مناسب و متفاوت، در اماکن شلوغ گردشگری، این امکان را برای مسافران فراهم می کند که بتوانند به راحتی به لیدر تور خود دسترسی داشته باشند.

۷٫ مهارت های رهبری گروه گردشگری

یک راهنمای تور مسافرتی می بایست اطلاعات عمومی در خصوص بناها و یادمان ها و نواحی مذهبی و شلوغ و پر ازدحام، مکان های فرهنگی و ورزشی را قبل از حرکت جمع آوری کند تا بتواند در هنگام سوالات مسافران پاسخ مناسبی بدهد. همینطور داشتن این اطلاعات کمک می کند تا راهنمای تور بتواند در مواقع بحرانی تصمیم مناسبی بگیرد.

۸٫ دریافت پیشنهادات و پاسخگویی به سوالات

چنانچه قبل از سفر سوالاتی در مورد تورهای ورودی و خروجی برای مسافران پیش آمد یا اینکه لازم باشد پیشنهاد خاصی از قبیل نوع پوشش و غذا و غیره به مسافرین داده شود، باید این موضوع قبل از سفر به آنان انتقال داده شود. از مهمترین اطلاعات در خصوص تورهای خارج از کشور، میزان بار مجاز برای قسمت بار هواپیما و کیف همراه در کابین، داروهای مجاز در کشور مقصد که می توان همراه داشت، وضعیت آب و هوایی مقصد برای اینکه بتوانند دید مناسبی از لباسهایی که همراه می آورند داشته باشند، و نرخ ارز و میزان متعارف پول کاغذی آن کشور که نیاز هست همراه هر مسافر باشد.

۹٫ مدارک مسافرین

یک راهنمای تور می بایست در مورد مدارکی که مسافران می بایست به همراه داشته باشند، آگاهی لازم را قبل از سفر به آن ها بدهد. این مدارک شامل، گذرنامه، ویزا (درصورت نیاز)، واچر هتل (مدرک اقامت هتل)، نسخه پزشک برای بیماران دارای بیماری خاص، بیمه مسافرتی سامان، و برنامه سفر خواهد بود.